Versionssæt

 

Indhold i denne artikel

• Tilføj filer til versionssæt

• Opret et versionssæt og tildel rettigheder

• En fils versionssæt-relationer

• Beskedfunktion i versionssæt

Tilføj filer til versionssæt

Formål

Tilføje filer til et versionssæt.

Baggrund

Du kan tilføje filer til et versionssæt både fra Arbejds- og Udgivelsesområdet, så der gemmes et øjebliksbillede af hvordan fx et filsæt ser ud på et givet tidspunkt.

Du kan tilføje enten flere af nyeste filversioner eller enkelte ældre filversioner.

Ting du skal være opmærksom på

•  Du skal have rettigheder til at tilføje filer til det specifikke versionssæt. Hvis du mangler rettigheder skal du kontakte en projektadministrator.
• Der kan ikke være flere versioner af samme fil gemt i samme versionssæt.
• Hvis du tilføjer en ny version af en fil som allerede ligger i et versionssæt, så vil den netop tilføjede fil erstatte den eksisterende.

Sådan gør du

Tilføj seneste filversion til et versionssæt

1. Tilgå projektet
2. Naviger til den ønskede mappe og markér en eller flere filer
3. Vælg funktionen "Tilføj til Versionssæt" via øverste værktøjslinje
4. Vælg det/de versionssæt, som filerne skal gemmes i
5. Klik "Næste" og derefter "OK"

Tilføj en ældre filversion til et versionssæt

1. Tilgå projektet
2. Naviger til den ønskede mappe og højreklik på en fil
3. Vælg fanen "Versionssæt"
4. Vælg filversion og klik på knappen "Rediger"
5. Vælg et eller flere versionssæt, som filversionen skal tilføjes og klik på "OK"

Opret et versionssæt og tildel rettigheder

Formål

Opret et versionssæt

Baggrund

Versionssæt bruges til at skabe dokumentation for en projektmilepæl; For eksempel ved faseskift og udbud.

Selv om filer/mapper opdateres med nye versioner, vil du med Versionssæt kunne se hvordan projektets dokumentation så ud på et daværende tidspunkt.

Ting du skal være opmærksom på

• Du skal være Projektadministrator for oprette versionssæt.
• Hvis du sætter et versionssæt til "Låst" vil det kun være synligt for dem som har adgang til det.

Sådan gør du

1. Tilgå projektet
2. Gå enten til Arbejds- eller Udgivelsesområdet
3. Højreklik på fanen "Versionssæt" via sidemenuen til venstre.
4. Klik på "Opret versionssæt"
5. Vælg et navn til versionssættet
6. Vælg om rettighederne skal kopieres fra et andet versionssæt
7. Klik på "Næste"
8. Herefter skal du tildele brugerrettigheder ud fra tre roller
   • Administrator: Adgang til at læse og redigere indholdet, samt til at ændre i versionssætindstillinger
   • Materialeansvarlig: Adgang til at læse og redigere indhold
   • Observatør: Adgang til at læse indhold

En fils versionssæt relationer

Formål

At danne sig et overblik over hvilke filversioner som er placeret i hvilke versionssæt.

Baggrund

Anvendes der flere versionssæt på et projekt, og er forskellige filversioner af samme fil gemt i forskellige versionssæt, kan du hurtigt miste overblikket over hvilke filversioner som findes i hvilke versionssæt.

Ved at åbne versionssæt-relationer, kan du se i hvilke versionssæt de forskellige filversioner er placeret. 

Sådan gør du

1. Tilgå projektet
2. Naviger til en fil i enten Arbejds- eller Udgivelsesområdet og højreklik på filen
3. Klik på "Versionssæt" 

Beskedfunktion i Versionssæt

Formål

Kommuniker direkte i Versionssæt. 

Baggrund

Det er muligt at sende en besked fra Versionssæt med funktionen "Notificer brugere og kontaktpersoner". Modtagerne af beskeden/notifikationen kan kun være brugere med rettigheder til Versionssættet. 
Man kan også få overblik over beskederne gennem Versionssæt->Meddelelser. 

Sådan gør du

1. Åben Projektet
2. Gå til et Versionssæt
3. Gå til enten Arbejdsområde-delen eller Udgivelsesområde-delen af Versionssættet
4. Marker en eller flere filer
5. Klik på knappen "Notificer brugere og kontaktpersoner"
6. Udfyld emne og skriv en meddelelse 
7. Vælg modtagere og afslut med "OK"