Filers vej i et projekt

 

Indhold i denne artikel

• Upload filer

• Download filer

• Udgiv filer til Udgivelsesområdet

• Fordel filer til Fordelingsområdet

• Overfør filer fra andre applikationer

Upload filer

Formål

At uploade filer i et projekt. 

Baggrund

Du kan uploade filer i både Arbejdsområdet og Udgivelsesområdet. I Arbejdsområdet uploades filer der stadig arbejdes med, særligt i Projekteringsfasen, og i Udgivelsesområdet uploades filerne der hører til Udførelsesfasen. 

Når du uploader nye filversioner af en fil, skal du give dem samme filnavn som den oprindelige, da de så lægger sig oven i hinanden. De nye filversioner skal uploades samme sted som den eksisterende filversion. 

Ting du skal være opmærksom på

• Du skal have upload rettigheder til den specifikke mappe. Hvis du mangler rettigheder, skal du kontakte en projektadministrator.
• Du kan både uploade filer med drag-and-drop og med knappen "Upload filer".
• Nye filversioner af en fil skal uploades med samme navn og samme sted som den eksisterende fil. 
• Du kan uploade mapper med og uden filer i Arbejdsområdet, lær hvordan her.

Sådan gør du

1. Vælg den mappe du ønsker at uploade i (enten i Arbejdsområdet eller Udgivelsesområdet)
2. Åben en mappe lokalt på din computer og find en eller flere filer du ønsker at uploade
3. Træk filerne over i projektet og slip dem i filområdet
4. Indtast informationerne om filen (metadata) og afslut med "OK"

Download filer

Formål

Download filer fra et projekt.

Baggrund

Du kan downloade filer fra et projekt, hvis du har adgang til filerne, og du henter altid den seneste filversion, medmindre at du aktivt vælger at downloade en tidligere filversion. 

Ting du skal være opmærksom på

• Hvis du downloader flere filer på én gang, bliver disse pakket i en .zip-fil. 
• Du kan downloade alle filer i Arbejdsområdet via funktionen "Download alle filer fra den valgte mappe" - Kig efter knappen med en mappe og en pil der pejer nedad. OBS: Det vil kun være den seneste filversion, der bliver downloaded. 
• Du kan downloade tidligere filversioner, ved at skifte versionen i drop down menuen, når du har markeret en fil. 
• Du kan højreklikke på filer for at downloade eller du kan bruge funktionen "Download filer" - Kig efter knappen med en fil og en pil der pejer nedad. 

Sådan gør du

1. Find filerne du ønsker at downloade
2. Marker filerne ved at holde enten CTRL eller SHIFT inde og klik på filerne
3. Højreklik på filerne
4. Klik på "Download filer" 

Udgiv filer til Udgivelsesområdet

Formål

Udgiv filer fra Arbejdsområdet til Udgivelsesområdet.

Baggrund

Når projektet går over i Udførelsesfasen, begynder man at udgive de gældende filer. Når en fil udgives fra Arbejdsområdet, bliver der oprettet en kopi af filen i Udgivelsesområdet, så samme fil kan tilgås fra begge områder. 

Ting du skal være opmærksom på

• Der kan ikke være to eller flere af de samme filer i Udgivelsesområdet. Hvis der skal være dette, skal de have forskellige filnavne. Ellers skal filerne lægges oven på hinanden, som nye filversioner af en eksisterende fil. 
• Hvis du mangler rettigheder til at udgive filer, skal du kontakte en Projektadministrator. 
• Når filer udgives, vil der optræde pile ud for filerne. Du kan nemt og hurtigt se hvad en pil betyder, ved at holde musen over pilen. 

Sådan gør du 

1. Find filerne du ønsker at udgive i Arbejdsområdet
2. Marker de filer der skal udgives 
3. Højreklik på filerne
4. Klik på "Udgiv nye filversioner"
5. Vælg den mappe i Udgivelsesområdet du ønsker at udgive filerne til og klik "OK"
6. Gennemtjek den udgivelse du er igang med, og klik "OK"
7. Hvis det er første gang du udgiver en fil, skal den også fordeles. Klik her for hjælp til fordeling

Fordel filer til Fordelingsområdet

Formål

Fordel filer fra Udgivelsesområdet til Fordelingsområdet

Baggrund

For at fagentreprenører og andre roller får adgang til filerne i projektet, er det vigtigt at de bliver fordelt til Fordelingsområdet. Når filer bliver fordelt, oprettes der en skygge af filen i Fordelingsområdet, som hænger sammen med den oprindelige fil i Udgivelsesområdet. Det er således ikke en kopi, men en skygge der optræder på de fordelingslister, som filen bliver fordelt til. 

Ting du skal være opmærksom på

• Hvis du ikke kan fordele filen til en specifik fordelingsliste, kan det have noget at gøre med indstillingerne på dokumentlisten eller på fordelingslisten. Klik her for hjælp til dokumentlister og fordelingslister.
• Når filer fordeles, vil der optræde pile ud for filerne. Du kan nemt og hurtigt se hvad en pil betyder, ved at holde musen over pilen. 
• Når en fil er fordelt, vil alle nye filversioner blive fordelt automatisk, når de udgives. 

Sådan gør du

1. Find de filer i Udgivelsesområdet, som du ønsker at fordele
2. Marker de filer der skal fordeles
3. Højreklik på filerne og vælg "Fordel filer" 
4. Sæt flueben ved de fordelingslister filerne skal fordeles til og klik "OK"
5. Afslut med "OK"

Overfør filer fra andre applikationer

Formål

Overfør filer fra andre RIB applikationer til projekt. 

Baggrund

Hvis du skal uploade filer der allerede eksisterer i vores andre applikationer, kan du nemt og hurtigt overføre disse. Du kan overføre filer fra andre projekter, arkiver og udbud. 

Ting du skal være opmærksom på

• For at kunne overføre filer, skal du have adgang til den applikation du skal overføre filer fra. Hvis du ikke har adgang til denne, skal du kontakte en administrator på sagen. 
• Når du overfører filer er det kun den seneste filversion samt indtastet filinformation der bliver overført.
• Du kan overføre filer fra andre applikationer til både Arbejdsområdet og Udgivelsesområdet.
• Når du overfører filer fra et projekt til et andet i Arbejdsområdet, kan du også overføre mapper. 

Sådan gør du

1. Find den mappe du ønsker at overføre filer til
2. Klik på knappen "Upload filer" (Arbejdsområdet) eller "Upload/udgiv nye filversioner" (Udgivelsesområdet)
3. Vælg fanen overførsel (Hvis du er i Udgivelsesområdet skal du lige klikke på "Lokal computer" først) 
4. Vælg hvilken applikation du ønsker at overføre filerne fra, og naviger til filerne
5. Marker filerne og afslut med "Overfør"