Mappestruktur

Indhold i denne artikel

• Opret en mappestruktur i Arbejdsområdet

• Upload mapper i Arbejdsområdet

• Opret dokumentlister og mapper i Udgivelsesområdet

• Upload mapper i Udgivelsesområdet

• Opret fordelingslister i Fordelingsområdet

• Forbind dokumentlister og fordelingslister

Opret en mappestruktur i Arbejdsområdet

Formål

Opret mapper og undermapper i Arbejdsområdet.

Baggrund

Du kan oprette og ændre mapper i Arbejdsområdet for at skabe den mappestruktur som du ønsker at placere dine filer i. 

Ting du skal være opmærksom på

• Du skal have rettigheder til at kunne oprette eller ændre i mappestrukturen. Hvis du mangler rettigheder, skal du kontakte en projektadministrator. 
• Du kan højreklikke på mapper for at oprette nye, omdøbe kopiere eller slette. 
• Du kan kopiere en mappestruktur (inklusiv undermapper).
• Hvis du sletter en mappe med undermapper og filer, slettes disse permanent. 

Sådan gør du

1. Højreklik på en mappe i Arbejdsområdet
2. Vælg en af følgende funktioner; "Opret mappe", "Omdøb mappe", "Kopier mappe" eller "Slet mappe". 

Upload mapper i Arbejdsområdet

Formål

Upload mapper med og uden filer i Arbejdsområdet.

Baggrund

Du kan uploade en eller flere mapper med og uden filer i Arbejdsområdet.

Ting du skal være opmærksom på

• Du skal have rettigheder til at kunne oprette eller ændre i mappestrukturen. Hvis du mangler rettigheder, skal du kontakte en projektadministrator.
• Du kan max uploade 150 filer ad gangen.
• Funktionen er kun tilgængelig i browserne Google Chrome, Edge og Opera.

Sådan gør du

1. Åben et projekt og gå til Arbejdsområdet
2. Vælg den mappe du ønsker at uploade mapper til
3. Klik på knappen ”Upload filer”
4. Gå til fanen ”Upload mapper”
5. Klik på knappen ”Vælg mapper” og vælg derefter de mapper du ønsker at uploade til projektet
6. Tjek at alle mapper/filer du ønsker at tage med har flueben. Bemærk at du kan holde musen over filer/mapper der er overstreget og markeret med rødt for at se hvorfor disse ikke kan uploades
7. Vælg om du ønsker at udpakke .zip-filer
8. Vælg om du ønsker at skippe den øverste mappe
9. Klik ”OK” – Mapperne bliver nu oprettet.
10. Herefter kan du indtaste filinformation, hvis du har uploadet filer.

Opret dokumentlister og mapper i Udgivelsesområdet

Formål

Opret dokumentlister og mapper i Udgivelsesområdet.

Baggrund

Udgivelsesområdet består af dokumentlister med tilhørende mapper. Filer uploades i mapperne under dokumentlisten (eller udgives fra Arbejdsområdet), og du kan give adgang via dokumentlisten.

Ting som du skal være opmærksom på

• Du skal have rettigheder til at kunne oprette eller ændre i mappestrukturen. Hvis du mangler rettigheder, skal du kontakte en projektadministrator. 
• Bemærk at du skal tilknytte fordelingslister, for at kunne fordele filer fra dokumentlisten til fordelingslister.

Sådan gør du

Opret en dokumentliste

1. Højreklik på en dokumentliste i Udgivelsesområdet
2. Vælg "Opret dokumentliste"
3. Indtast navn og vælg indstillinger og afslut med "Opret"
4. Hvis du ønsker at tilknytte fordelingslister - Klik herefter "Ja" og vælg fordelingslisterne i listen og afslut med "OK". Guide til tilknytning af dokumentlister og fordelingslister.

Opret mapper og undermapper til en dokumentliste

1. Højreklik på en dokumentliste i Udgivelsesområdet
2. Vælg "Opret mappe" 
3. Indtast mappenavn og afslut med "OK" 

Upload mapper i Udgivelsesområdet

Formål

Upload mapper med og uden filer i Udgivelsesområdet.

Baggrund

Du kan uploade en eller flere mapper med og uden filer i Udgivelsesområdet.

Ting du skal være opmærksom på

• Du skal have rettigheder til at kunne oprette eller ændre i mappestrukturen. Hvis du mangler rettigheder, skal du kontakte en projektadministrator.
• Du kan max uploade 150 filer ad gangen.
• Funktionen er kun tilgængelig i browserne Google Chrome, Edge og Opera.

Sådan gør du

1. Åben et projekt og gå til Udgivelsesområdet
2. Vælg den dokumentliste eller mappe du ønsker at uploade mapper til
3. Klik på knappen ”Udgiv/Upload nye filversioner”
4. Gå til fanen ”Upload mapper”
5. Klik på knappen ”Vælg mapper” og vælg derefter de mapper du ønsker at uploade til projektet
6. Tjek at alle mapper/filer du ønsker at tage med har flueben. Bemærk at du kan holde musen over filer/mapper der er overstreget og markeret med rødt for at se hvorfor disse ikke kan uploades
7. Vælg om du ønsker at udpakke .zip-filer
8. Vælg om du ønsker at skippe den øverste mappe
9. Klik ”OK” – Mapperne bliver nu oprettet.
10. Herefter kan du indtaste filinformation, hvis du har uploadet filer.

Opret fordelingslister i Fordelingsområdet

Formål

Opret fordelingslister i Fordelingsområdet.

Baggrund

Fordelingsområdet består af fordelingslister, med tilknyttede dokumentlister. Filer fordeles fra Udgivelsesområdet, så det er vigtigt at den dokumentliste filen kommer fra er tilknyttet fordelingslisten. 

Ting du skal være opmærksom på 

• Du kan ikke oprette mapper til en fordelingsliste. I stedet tilknytter du dokumentlister til fordelingslister, for at kunne fordele filer. Klik her for at tilknytte dokumentlister og fordelingslister.
• Du skal have rettigheder til at kunne oprette eller ændre i strukturen. Hvis du mangler rettigheder, skal du kontakte en projektadministrator. 
• Du kan oprette åbne og lukkede fordelingslister. De åbne er tilgængelige for alle brugere i fordelingsområdet, mens du skal tildeles rettigheder til de lukkede. Der findes også en koordinatorliste - Klik her for at læse mere om koordinatorrollen. 

Sådan gør du

1. Højreklik på en fordelingsliste i Fordelingsområdet
2. Vælg "Opret fordelingsliste"
3. Vælg indstillinger og klik "OK" - Hvis du har valgt en lukket fordelingsliste, følg trin 4 og 5
4. Vælg de dokumentlister der skal tilknyttes fordelingslisten 
5. Afslut med "OK"

Forbind dokumentlister og fordelingslister

Formål

Forbind dokumentlister og fordelingslister, for at gøre det muligt at fordele filer fra en dokumentliste til en fordelingsliste. 

Baggrund

Før du kan fordele filer fra en dokumentliste til en fordelingsliste, skal der være en forbindelse mellem de to. Denne forbindelse skaber du når du tilknytter fordelingslister og dokumentlister. Når du opretter nye dokumentlister og fordelingslister, bliver du bedt om at tilknytte forbindelsen. 

Ting du skal være opmærksom på

• Du skal have rettigheder til at kunne oprette eller ændre i strukturen. Hvis du mangler rettigheder, skal du kontakte en projektadministrator. 
• Hvis du ikke kan forbinde en dokumentliste med en fordelingsliste, kan det være indstillingerne på dokumentlisten. Dokumentlister kan sættes op til kun at kunne tilknyttes lukkede fordelingslister, og du kan ændre dette til alle fordelingslister.

Sådan gør du

1. Højreklik på en dokumentliste i Udgivelsesområdet og vælg "Tilknyt fordelingslister"
2. Sæt flueben ved de fordelingslister du ønsker at knytte dokumentlisten med
3. Klik "OK" for at afslutte