Godkendelsesprocedure

Indhold i denne artikel

• Opret en godkendelsesprocedure

• Godkend eller afvis filer

Opret en Godkendelsesprocedure

Formål

Opret en godkendelsesprocedure.

Baggrund

En godkendelsesprocedure kan opsættes på projekter hvor du ønsker ekstra fokus på kvalitetssikring af specifikke typer af dokumenter der er delt i projektwebben. 

Rent teknisk opsættes en godkendelsesprocedure som et "hegn" rundt om udvalgte dokumentlister i Udgivelsesområdet. Udgives en fil til sådan en dokumentliste bliver den først placeret i et filter/en liste, som udvalgte brugere skal "Afvise" eller "Godkende".

Udover at filnavnet er unikt for projektwebben, vil revisionsnummeret blive unikt i tilfælde af en godkendelsesprocedure. Det betyder at hvis en bruger udgiver en ny filversion SKAL den have et højere revisionslitra. 

Det er dermed vigtigt at projekteringsteamet bliver enige om hvordan revisionslitra angives på filerne, og at disse bliver kontrolleret med omhu inden en fil godkendes. Nedenstående er nogle eksempler på revisionslitra, og hvordan projekwebben arbejder med dem.

• 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6 (…) 9, 10, 11, 12 …
• A, B, C, D (…) Z, AA, AB, AC, …
• A, B, C, D (…) Z, a, b, c, …
• A1, A2, A3, B1, B2, C1, C2, C3, C4, …
• A.1, A.2, A.3, B.1, B.2, C.1, C.2, C.3, C.4, …

Ting du skal være opmærksom på

• Du skal være administrator for at kunne oprette godkendelsesprocedure.
• Husk at kontrollere revisionsnummeret, da godkendelse af dette spærrer godkendelse af nye filversioner med samme revision.
• Du kan tilføje flere brugere som skal godkende filer, og du kan vælge om det er nok at der er én af brugerne der godkender, eller om alle der er med i godkendelsesproceduren skal godkende.

Sådan gør du

1. Gå til modulet "Projektadministration"
2. Tryk på fanen "Godkendelsesprocedure" via sidemenuen til venstre
3. Tryk på funktionen "Opret godkendelsesprocedure" via øverste værktøjslinje
4. Angiv et navn, vælg "Godkendere" og hvilken rækkefølge godkendelsen skal foretages i, samt hvilke Dokumentlister den skal være gældende for

Godkend eller afvis filversioner

Formål

Godkend eller afvis filversioner til Udgivelsesområdet.

Baggrund

Er du som bruger blevet tildelt rollen som godkender, vil du få en notifikation som e-mail når filer afventer godkendelse. Du vil så kunne godkende eller afvise filen. 

Ting du skal være opmærksom på

• Husk at kontrollere revisionsnummeret, da godkendelse af dette spærrer godkendelse af nye filversioner med samme revision.
• Vær opmærksom på at der godt kan være flere brugere der skal godkende for at en fil kan blive udgivet.

Sådan gør du

1. Gå til modulet "Udgivelsesområde"
2. Vælg filteret "Afventer godkendelse" via panelet til venstre
3. Markér en fil
4. Højreklik på filen og vælg "Godkend eller afvis filversioner"
5. Godkend eller afvis filen