Granskning af dokumenter og tegninger

Indhold i denne artikel

• Send filer til granskning

• Administrer gransker og granskningsområde

• Granskning af filer (Åben)

• Granskning af filer (Privat)

Send filer til granskning

Når en bruger ønsker at sende filer til granskning, tilføjes de valgte filer til et versionssæt, så de er samlet ét sted. Vær opmærksom på at du skal have adgang til det versionssæt der skal bruges til granskning (dette kan en projektadministrator/versionssætadministrator styre. Se under Administrer gransker og granskningsområde)

Guide: Sådan tilføjer du filer til et versionssæt

Administrer gransker og granskningsområde

Når alle relevante filer er blevet tilføjet til et versionssæt kan en projektadministrator eller versionssætadministrator låse versionssættet, så der ikke længere kan tilføjes filer eller ændres i filversioner. 

Brugere der skal være en del af granskningsprocessen, skal tilføjes de versionssæt der skal benyttes til granskning. Det er kun projektadministratorer og versionssætadministratorer der kan tilføje brugere.

Rollen 'Observatør' kan tildeles de brugere, der kun skal granske filer. 

Lås et versionssæt

1. Højreklik på versionssættet
2. Vælg "Rediger versionssæt"
3. Skift status fra "Ulåst" til "Låst"
4. Klik "Næste" 
5. Afslut med "OK"

Tilføj en bruger til et versionssæt

1. Højreklik på versionssættet
2. Vælg "Rediger versionssæt"
3. Klik "Næste" 
4. Vælg rollen "Observatør" ud fra de brugere der skal kunne granske filer i versionssættet (Bemærk at brugere der skal kunne tilføje filer til et versionssæt skal have rollen "Materialeansvarlig") 
5. Afslut med "OK"

Granskning af filer (Åben)

Der kan startes to former for granskning; Åben og Privat granskning. 

Ved privat granskning kan man starte en beskedtråd mellem udvalgte brugere, og holde granskningen privat mellem disse brugere. Det vil være muligt at konvertere private kommentarer til åbne kommentarer. 

Ved åben granskning foregår granskningen og kommentarsporet åbent for alle deltagere i versionssættet. 

Gå til guiden vedrørende privat granskning.

Opret en annotation

1. Marker den fil du ønsker at granske og vælg funktionen "Preview"
2. Filen åbner i en viewer, hvor du har mulighed for at lave annotationer - Bemærk at det kun er muligt at annotere en fil, én person ad gangen.
3. Vælg den type annotation du ønsker at oprette. Ved at højreklikke på annotationen kan du ændre i opsætningen for den specifikke annotation (properties), samt tilknytte en kommentar (content).
4. Se en oversigt over alle oprettede annotationer ved at klikke på kommentar ikonet i nederste venstre hjørne. 
5. Når du har oprettet dine annotationer skal du gemme ved at klikke "File", og derefter "Save" 

Besvar en annotation

1. Hvis du ønsker at besvare en specifik annotation, kan du højreklikke på annotationen og vælge "Reply".
2. Tilføj en kommentar
3. Højreklik på kommentaren for at vælge "Set Status" og tilføj den relevante status for annotationen. 
4. Når du har lavet dine besvarelser skal du gemme ved at klikke "File" og derefter "Save" 

Få et overblik over annotationer for en specifik fil

1. Du kan få et overblik over alle annotationer for en fil ved at markere filen og klikke på "Få annotationer" knappen i øverste knaprække. 
2. Her kan du se overblikket i en pop-up eller downloade i Excel. 

Granskning af filer (Privat)

Der kan startes to former for granskning; Åben og Privat granskning. 

Ved privat granskning kan man starte en beskedtråd mellem udvalgte brugere, og holde granskningen privat mellem disse brugere. Det vil være muligt at konvertere private kommentarer til åbne kommentarer. 

Ved åben granskning foregår granskningen og kommentarsporet åbent for alle deltagere i versionssættet. 

Gå til guiden vedrørende åben granskning.

Start en privat beskedtråd og opret en annotation

1. Marker den eller de filer du ønsker at granske og vælg funktionen "Notificer brugere og kontaktpersoner" 
2. Send en besked med relevant information og vælg modtagere, som kan være med til at granske filerne privat.
3. Find beskedtråden under "Meddelelser" i det specifikke versionssæt. Åben tråden, marker filerne og vælg "Annoter filer" 
4. Filen åbner i en viewer, hvor du har mulighed for at lave annotationer
5. Vælg den type annotation du ønsker at oprette. Ved at højreklikke på annotationen kan du ændre i opsætningen for den specifikke annotation (properties), samt tilknytte en kommentar (content).
6. Se en oversigt over alle oprettede annotationer ved at klikke på kommentar ikonet i nederste venstre hjørne. 
7. Når du har oprettet dine annotationer skal du gemme ved at klikke "File", og derefter "Save" 

Besvar en annotation i en privat beskedtråd

1. Find beskedtråden under "Meddelelser" i det specifikke versionssæt. Åben tråden, marker filerne og vælg "Annoter filer" 
2. Tilføj en kommentar
3. Højreklik på kommentaren for at vælge "Set Status" og tilføj den relevante status for annotationen. 
4. Når du har lavet dine besvarelser skal du gemme ved at klikke "File" og derefter "Save" 

Konverter en annotation fra privat til åben

1. Højreklik på annotationen og vælg "Properties"
2. Fold "Private" ud og sæt private til "No". 
3. Klik "Close" og afslut derefter ved at klikke "File" og derefter "Save"