Opgaver

Indhold i denne artikel

• Opret opgaver

• Besvar en opgave / Send en opgave videre

• Tilføj en kommentar til en opgave

• Luk en opgave

• Overfør filer fra et RIB Projekt

• Tag/CC en gruppe på en opgave

Opret opgaver

Formål

Opret en opgave i et Connex Projekt. 

Baggrund

Opgaver kan sendes frem og tilbage mellem grupper i kommunikationskanaler i et projekt. 

Ting du skal være opmærksom på

• Du skal være medlem af en gruppe i en kommunikationskanal, for at kunne oprette og besvare opgaver. Hvis du ikke er medlem af en gruppe, skal du kontakte en projektadministrator.

Sådan gør du

1. Åben et Connex Projekt
2. Klik på "Opgaver" i menuen til venstre
3. Klik på knappen "Opret opgave"
4. Vælg ding gruppe
5. Vælg opgavetype/workflow
6. Udfyld felterne for at beskrive opgaven
7. Klik "Næste" for at tilføje mere information til opgaven
8. Klik "Send" for at sende opgaven til valgte modtager

Besvar en opgave / Send en opgave videre

Formål

Besvar en opgave der er tildelt din gruppe.

Baggrund

Når en opgave oprettes og sendes afsted til en gruppe, kan den besvares eller sendes videre til andre grupper, alt efter hvilket workflow, som opgaven er oprettet med. Workflowet definerer opgavens vej.

Ting du skal være opmærksom på

• Du skal være medlem af en gruppe i en kommunikationskanal, for at kunne oprette og besvare opgaver. Hvis du ikke er medlem af en gruppe, skal du kontakte en projektadministrator.
• Det er kun brugere fra den gruppe som har fået tildelt opgaven, som kan besvare den. Du kan se hvem der har fået tildelt opgaven under ”Ansvarlig gruppe” i opgavens detaljer til højre for opgavens indhold.
• Bemærk! Når du tilføjer en kommentar sender du ikke opgaven videre. Kommentarer tilføjes opgaven uden at opgaven ændrer status.

Sådan gør du

1. Åben et Connex Projekt
2. Klik på "Opgaver" i menuen til venstre
3. Åben en opgave der er tildelt dig (benyt eventuelt filteret ”Tildelt til mig”)
4. Tilføj en kommentar, hvis du har opdateringer at dele med den næste ansvarlige gruppe, og klik "Gem kommentar". Opgaven ændrer ikke status, så følg step 5 for at sende den videre til en anden gruppe.
5. For at sende opgaven videre skal du klikke på knappen ”Send”, herefter vælger du den gruppe der nu skal være ansvarlig for opgaven. Afslut med at klikke på knappen ”Send”.

Tilføj en kommentar til en opgave

Formål

Tilføj en kommentar til en opgave og kommuniker med andre brugere.

Baggrund

Du kan tilføje kommentarer til en opgave og på den måde kommunikere med andre brugere om relevante ting eller stille spørgsmål, der omhandler den specifikke opgave, uden at opgaven ændrer status. 

Ting du skal være opmærksom på

• Når du tilføjer en kommentar sender du ikke opgaven videre. Kommentarer tilføjes opgaven uden at opgaven ændrer status.
• Du kan tilføje kommentarer til de opgaver du er en del af, også selvom du ikke er den nuværende ansvarlige gruppe. 
• Se alle kommentarer der er tilføjet en opgave under fanen "Kommentarer" på en specifik opgave.

Sådan gør du

1. Åben et Connex Projekt
2. Klik på "Opgaver" i menuen til venstre
3. Åben den opgave du ønsker at kommentere
4. Gå til fanen "Kommentarer" (du kan også tilføje en kommentar i bunden af opgavens beskrivelse, det giver samme resultat)
5. Indtast din kommentar
6. Vedhæft eventuelt en fil
7. Klik "Gem kommentar" for at tilføje den til opgaven.

Luk en opgave

Formål

Afslut en opgave ved at lukke den.

Baggrund

For at afslutte en opgave, og dermed lukke den, skal opgaven sendes tilbage til den gruppe der oprettede opgaven. Det er kun den gruppe der oprettede opgaven, der kan lukke den.

Ting du skal være opmærksom på

• Hvis du har oprettet opgaven, men ikke kan lukke den, så er det fordi opgaven ligger hos en anden gruppe. Du kan se hvem der har opgaven under ”Ansvarlig gruppe” i opgavens detaljer til højre for opgavens indhold. Denne gruppe skal sende opgaven tilbage til din gruppe, før du kan lukke den.

Sådan gør du

1. Åben et Connex Projekt
2. Klik på "Opgaver" i menuen til venstre
3. Åben den opgave du ønsker at lukke (husk at din gruppe skal være den oprindelige opretter af opgaven, og opgaven skal være tildelt til din gruppe før du kan lukke den)
4. Klik "Luk opgave" 

Overfør filer fra et RIB Projekt

Formål

Overfør filer fra et RIB Projekt til en opgave i et Connex Projekt. 

Baggrund

Du kan overføre filer fra RIB Projekter til specifikke opgaver på et Connex Projekt. 

Ting du skal være opmærksom på

• Du skal have adgang til det RIB Projekt du ønsker at overføre filer fra. 

Sådan gør du

1. Følg punkt 1-7 i guiden ovenfor: Opret opgaver
2. Klip på knappen "Vedhæft filer" og vælg "Overfør fra RIB Projekt"
3. Vælg projektet og find filen i mappestrukturen
4. Klik "Overfør"

Tag/CC en gruppe på en opgave

Formål

Tag en eller flere grupper på en specifik opgave.

Baggrund

Brugere kan tagge/CC andre grupper fra samme kommunikationskanal, for at dele informationer og kommunikation med relevante brugere.

Ting du skal være opmærksom på

• Hvem kan tagge: Brugere fra gruppen der har oprettet opgaven, samt brugere fra gruppen der står som ansvarlig på opgaven. 
• Hvem kan fjerne et tag: Brugere fra gruppen der har oprettet opgaven.
• Når en gruppe er tilføjet en opgave med tag/CC kan de tilgå opgaven, kommentere og downloade filer.
• OBS: For at benytte tag/CC, skal funktionen aktiveres på det specifikke workflow (vises herunder).

Sådan gør du - Tag/CC en gruppe på en opgave

1. Åben/opret eller rediger en opgave.
2. Klik på knappen “Tag/CC grupper fra kommunikationskanaler”.
3. Vælg en eller flere grupper der skal tagges og afslut med “Vælg grupper”.
4. De valgte grupper er nu tagget.

Sådan gør du - Aktiver tag/CC på et workflow

1. Åben dit projekt
2. Gå til “Projektadministration”
3. Gå til menuen “Workflows”
4. Klik på et workflow og vælg “Start formular editor”
5. Aktiver funktionen “Tag/CC grupper fra kommunikationskanaler”
6. Du kan nu tagge grupper på de opgaver der bliver oprettet med dette workflow.